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ハタトレお客様事例
ペーパーレスを実現して、
現場で利用できる
システムを作りたい
株式会社welloop 様
とにかく現場が利用できるシステムが欲しいと考えています。
訪問記録などは紙で管理することが多く、記録自体に時間がかかることや引継ぎや情報共有のたびに転記が発生するなど、スタッフの負荷が大きいんです。
あと、訪問サービスの場合、訪問先で記録を入力できるようにすれば、スタッフも直行直帰できるし、事業所への出社人数が減ることで新型コロナウイルス感染リスクも減らせることができるんですよね・・・。色々とやりたいことはあるんですが、現在の基幹システム（介護ソフト）には欲しい機能がないんです。現場が欲しいと思う機能を作ることはできるのでしょうか？
課題・問題の要点
- 手間と時間のかかる業務フローを改善したい
- 情報共有を効率化したい
- 外部・内部スタッフの連携をスムーズに行いたい
- セキュリティのしっかりしたシステムを作りたい
訪問予定管理、訪問記録など既に色々なツールを使用されており、試行錯誤されている状態でした。利用されているツールでも一定の改善効果を感じておられましたが、複数のツールを利用されており、円滑な業務という点ではまだ課題が多い現状でした。
また、訪問管理や介護記録などでは個人情報を取り扱うため、セキュリティを意識した業務改善の提案が課題でした。
事業所内の業務に合わせたシステムを構築するため、電話・Web会議システムなどで打ち合わせを重ね、業務フローを改めて整理、見直したうえで、セキュリティの対策がしっかり行われており、ITの専任者でなくとも運用と独自仕様にカスタマイズできる基盤システムとしてkintoneの導入を提案・構築のアドバイスをさせていただきました。
株式会社welloop様では様々なサービスを提供されていましたが、全てのサービスに導入するのではなく、1つのサービスに絞って導入するスモールスタートを提案しました。まずはkintoneに慣れていただき、一定レベルの知識を共有することで、自走していける環境を目指していきました。
課題だった訪問予定と訪問記録は、kintoneの基本機能では実現できない部分が多く、システム開発を検討しましたが、自走するシステムを作ることを目標にしていたため、プログラムの知識がなくても、やりたいことを組み合わせるだけでkintoneのカスタマイズが可能な「Customine」を導入しました。情報管理のデジタル化を進めることで外部・内部のスタッフが効率よく情報共有できる環境を整えることができました。
また、利用者情報管理からケア記録に至るまでの一連の流れをkintoneで管理できるようにしたことで「過去の紙記録を探し、記録を見ながら報告書を作成する」「利用実績を一つ一つ手作業で確認する」という作業がなくなり、業務に必要な情報が自動集計されるようになりました。その結果、月末の締め作業にかかっていた時間は５分の１に短縮されました。
独自仕様のアプリ開発を終えた後も顧問契約を継続し、kintoneや連携サービスについてアドバイスと、無理をしない業務改善のサポートを行いました。kintoneを導入してからは訪問介護サービス、通所介護（デイサービス）などに加え、人事や総務業務でもkintoneが活用されるようになったそうです。
最終的には職員の方々が社内でアプリを開発、現場主体での自立した業務改善ができる環境となり、開発スタートから約2年でハタトレを卒業（顧問契約終了）されました。今後は新しい課題に対しても、現場で改善・解決していけると考えております。
ハタトレ後の変化
- 訪問予定、訪問記録などの情報管理をデジタル化
- IT活用により、紙の削減や資料作りの効率化を実現
- ITを使った業務改善が他部署の様々な業務にも活用されている
- 自分たちで事業所に適した形にシステム構築ができる体制に
ITの力で情報収集を
もっと効率化して、
実のあるオーナーレポートを作りたい！
株式会社 奥羽興産 様
顧客である不動産オーナー様に対して、「業務報告の見える化」実現を形にしたオーナーレポート（※）を作りたいと考えてます。現状、社内でもkintoneを使って作成はしてるんですが、レポートに載せる情報をまとめるだけでもかなりの時間がかかり、内容も薄く、結果的に業務量が増えてしまっているんですよね…。 どうにかして、もっと効率的にしっかりとしたオーナーレポートを作成する方法はないでしょうか。。？
※オーナーレポート……契約状況や修繕情報などを分かりやすく伝える、不動産オーナー様の賃貸物件の状況が把握できるレポートのこと。
課題・問題の要点
- 現状の課題に対して、何から着手すれば良いかわからない
- 情報収集をもっと効率化したい
- 業務報告の見える化をしたい
業務量を増やさずに必要な情報を収集し、オーナーレポートを完成させるために、ITの力で解決したいと考えていらっしゃいました。しかし、解決のためのシステム開発の自社開発経験がなく、何をしたらいいのか、どこから手を付けたらいいのかがわからないことが大きな課題でした。
「こうしたい」という要望や業務内容を伺った上で、優先順位を付けて整理、kintone構築のアドバイスをさせていただきました。
その後は使いたいシステムを自社内で作れるようになり、修正・運用していく楽しさを実感していただいています。
実現までの間、２か月ほど社内会議や電話・Web会議システムなどで打ち合わせを重ね、別途訪問日を設けていただき、ハタトレにて各種アプリの構築・稼働が可能な環境を構築いたしました。
最大の課題だったオーナーレポートは、kintoneの連携Excel帳票出力プラグインRepotoneU Excel（レポトンU エクセル）を活用して、物件データベースに集めた情報をオーナーレポートとして出力し、毎月オーナー様に物件の情報をわかりやすく提供できるようになりました。
訪問時に作成したアプリとハタトレからアドバイスさせていただいた技術をもとに、奥羽興産様の管理部門だけでなく、営業部や店舗などで利用するシステムも、kintone上で構築。
Garoonやメールワイズも活用され、更なる他システムとの連携も視野に入れていらっしゃいます。
また、構築した賃貸管理のアプリをテンプレートとして、同じ課題をもつ他の賃貸業者様へ提案といった新たな動きも出ているそうです。
奥羽興産様のみなさまは業務改善意欲が非常に強く、「次はこれを変えたい、次はこれを良くしたい」と、たくさんのご相談をいただき、東京に来ていただいたり、我々が熊本へ伺ったりしながらご支援を続けています。
ハタトレ後の変化
- 自分たちでシステム構築ができる体制に
- 手間なくわかりやすいオーナーレポートを毎月提供することを実現
- ITを使った業務改善が自社他部門にも広がった
- 同じ課題をもつ同業他社に賃貸管理アプリを提案する新たな動きも