「電子帳簿保存法」の改正で結局どうなる！？ペーパーレス化を進めるために知っておきたいこと
「電子帳簿保存法の改正でペーパーレスに対応できない企業は大変なことになる！」そんな話を聞いたことはありませんか？国税関係帳簿書類などの電子データ保存を認めた「電子帳簿保存法」は令和3年に改正され、令和4年1月に施行されました。電子化を進める抜本的な改正で、ペーパーレス化が促進されるとの期待もかかっています。
ただ、話題だけが先走り、「実際どうなるのか」「自社はどうすればいいのか」が分からないままお悩みの方が多いようです。そこで今回は、電子帳簿保存法とこの度の改正を取り上げ、「結局のところ、何がどうなったのか」について分かりやすく解説していきます。
そもそも電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、その名の通り「電子的に」「帳簿を」「保存」することについて定めた法律です。「電子帳簿保存法」という呼び方は略称で、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」という長い名前がついています。
「電子帳簿保存法が改正されたから今すぐペーパーレスに取り掛からなくてはいけない！」と短絡的に結び付けられ、煽るように語られることも少なくありませんが、まずはしっかりと対象や意味することを理解しましょう。
そもそも電子帳簿保存法はあくまでも、売上台帳や取引先からの請求書など、一定期間の保存が義務付けられている税務関係の書類が対象です。その他の書類を紙で保存するか電子化するか（ペーパーレスにするか）といった議論は、今回の法改正には直接関係しません。
書類や取引方法によって、3つの区分があり、区分ごとに保存方法が異なります。
【電子帳簿保存法 区分①】電子帳簿保存
国税関係の帳簿である仕訳帳や売上台帳、また決算関係の貸借対照表や計算書、また取引先に送った見積書や請求書などが対象です。ここでのポイントは、“自分が最初から一貫してコンピュータで作成した”ものだけが対象であるということです。
例えば…
〇 → 「マネーフォワードクラウド」「クラウド会計ソフト Freee」「弥生会計」など会計ソフトを使用して作成した帳簿
〇 → パソコンで作成した請求書
× → 手書きの帳簿をスキャンしたもの
といった具合です。以前は会計ソフトなどで作成した帳簿についてもプリントアウトして紙での保存が義務付けられていました。なお、電磁的記録での保存が認められるのは、正規の簿記の原則（一般的には複式簿記）に従って記録されるものに限ります。
【電子帳簿保存法 区分②】スキャナ保存
取引先から受領した見積書や請求書、あるいは自己が発行した請求書の控えなどの紙の書類をスキャンし画像データとして保存することができます。ただし、帳簿や決算関係書類は対象外です。
紙で書類を受け取ったら、最長2ヶ月以内にスキャナを使って電子データとして取り込みます（解像度が保てるのであればスマートフォンでの撮影でもOK）。その際、「タイムスタンプ」を付す必要があります。こうした条件は書類やデータの改ざん防止のために設けられています。
全ての条件を満たしている場合は、スキャナで読み取った後に紙の書類は廃棄しても構いません。
【電子帳簿保存法 区分③】電子取引
電子メールなどを使って授受した見積書、クラウドサービスなどを通じてダウンロードした請求書など、電子的に情報をやり取りした取引のことです。Amazonなどのインターネット通販での購入も対象です。
区分①の電子帳簿保存や、区分②のスキャナ保存は「紙で保存が原則だが、（一定の要件下で）電子データ保存も可」という内容ですが、区分③の電子取引については「電子データ保存が原則」となります。
受け取った書類だけでなく、自分が送った場合についても保存が必要です。またメールに添付して請求書などを送った場合には、請求書のデータだけでなく、メールも保存しておかなければいけません。
電子帳簿保存法の改正（令和3年度）で何が変わった！？
さて、そんな「電子帳簿保存法」ですが、経理の電子化による生産性の向上や記帳水準の向上などを見込み令和3年度の税制改正（令和4年1月施行）において、抜本的な見直しがありました。改正についても区分ごとに扱いが変わりますので、注意が必要です。
【電子帳簿保存法 区分①】電子帳簿保存 → 条件緩和
帳簿を電子データで保存することが認められる場合の条件が緩和されました。
(1) 税務署長の事前承認制度の廃止
改正前は、電子的に帳簿や国税関係書類を保存したい場合には、事前に税務署長の承認が必要でした。事業者の負担を軽減するため、承認が不要となりました。
ただし改正前に税務署長の事前承認を受けて電子保存していた場合は、令和4年1月の施行後も引き続き以前の要件で保存を行う必要があります。緩和された条件で電子保存をしたい場合には、承認取りやめの届け出が必要です。
(2) 電磁的記録による保存の要件緩和
規制緩和前は、電磁的に保存するためには、取引年月日や金額などで検索ができる、記録の訂正などが行われた場合にはその内容を確認できるシステムを使う、などの要件をクリアしている必要がありました。今回の改正で、必要な要件が削減され最低限の要件を満たす電子帳簿も対象となりました。
(3) 過少申告加算税の軽減措置の整備（優良な電子帳簿の場合）
帳簿に申告漏れなどがあった場合に課される過少申告加算税が5%軽減される措置が整備されました。この軽減措置が受けられるのは優良な電子帳簿に限ります。ここでの優良な電子帳簿とは、おおむね規制緩和前の保存要件を満たすものが該当します。
【電子帳簿保存法 区分②】スキャナ保存 → 条件緩和＋罰則強化
区分①の電子帳簿保存と同じく、スキャナ保存に関する条件が緩和されました。
(1) 税務署長の事前承認制度の廃止
スキャナ保存をする場合の事前承認が不要となりました。
なお、電子帳簿保存法と同じく、これまで税務署長承認を受けてスキャナ保存していた事業者については、令和4年1月1日の施行以降も、改正前の要件で保存が必要です。改正後の要件で保存をしたい場合は、取りやめの届け出を提出しましょう。
(2) 保存要件の緩和
紙の書類受領後の入力期間（スキャナして取り込み、タイムスタンプ付与等）が最長2か月までとなるなど、保存に関する要件が緩和されました。
(3) 適性事務処理要件の廃止
不正防止の観点から、社内規定の整備や、定期検査などが求められていましたが、この要件が廃止されました。定期検査で原本との照合を行う必要がなくなったため、スキャン後に簡単なチェックをしていれば（文字がきちんと読めるか、折れ曲がっていないかなど）、紙の書類は即廃棄することができるようになりました。
(4) 重加算税の加重措置の整備
規制緩和の代わりとして、もしスキャナ保存について不正があった場合のペナルティが重くなりました。隠蔽や悪用などがあった場合、申告漏れによって生じる重加算税が10％加重されました。要件を守って、しっかりと保存しましょう！
【電子帳簿保存法 区分③】電子取引 → 義務化＋罰則強化
改正前には、データで受け取った請求書等の書類は、印刷して紙で保存することも認められていました。しかし令和3年の改正で、電子データで受け取った場合は、電子データでの保存が必要となりました。
ただし、「施行までに準備が間に合わない」という混乱への対処として2年間の猶予が認められることになりました。あくまで「猶予期間」ですので、この間に準備をしなければいけません。
■猶予期間について
令和5年12月31日までに行う電子取引については、保存すべきデータをプリントアウトして、税務調査などの際に提示・提出できるようにしていればOK。令和6年1月からは保存要件に従った電子データの保存が必要。
■保存要件について
(1) 改ざん防止のための措置を取る
タイムスタンプを付与したり、履歴が残るシステムを使うなどの他、「改ざん防止のための事務処理規定」を定めて守ることでも認められます。「改ざん防止のための事務処理規定」は国税局のホームページにひな形がありますので、まずはこちらを活用するのがおススメです。
▽国税局ホームページ「参考資料（各種規定等のサンプル）」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
(2) 日付・金額・取引先で検索できるようにする
専用のシステムがない場合でも、索引簿を作成したり、規則的なファイル名（例：「20221110_請求書_220,000円_〇〇商事」）を設定する、などでも認められます。
(3) ディスプレイ・プリンタなどを備え付ける
電子帳簿保存法の改正で、企業は結局何をやればいいのか。
さて、ここまで電子帳簿保存法と直近の改正についてお伝えしてきましたが、「結局うちは何をやればいいの？」と混乱していらっしゃる方もいるかもしれません。それぞれの状況別に簡単に解説します。
■「帳簿は紙につけている」という人も含めた全事業者
電子メールでのデータの受け渡しや、インターネット通販などの利用がある場合は、電子データの保存が必要です。電子データを保存できる環境を整えましょう。
(1) 保存場所を決める
(2) 改ざん防止のための措置をとる
(3) すぐに検索できるようにする
(4) ディスプレイ・プリンタなどを備え付ける
■これまでは受け取った領収書なども紙で保存していたが、データ化してきたいという人
スキャナ保存を取り入れ、紙の書類の保管にかかる手間を減らしていきましょう。ただしスキャナ保存の要件を満たす準備が必要です。社内でのルール整備と同時に、スキャナの解像度などが要件を満たしているかのチェックを行います。
■これを機に、電子帳簿に切り替えたい人
電子帳簿として保存するためには、「最初からコンピュータ等で電子的に帳簿を作成」する必要があります。これまでの経理の状況次第ですが、会計ソフトや請求書発行サービスなどの導入をおススメします。
しっかり向き合えば、ペーパーレス時代は怖くない！
電子帳簿保存法の内容をしっかり確認すると、SNSやメディアなどで騒がれているように「電子データで保存しなさい！！！」「ペーパーレスを進めろ！！！」といったような強い圧がある改正ではないことが分かると思います。
区分①の電子帳簿や区分②のスキャナ保存は、あくまで紙の保存が前提にあった上でデータ保存を認めるという姿勢。区分③の電子取引については、保存が義務化されるものの、保存要件は①②と比べると緩く、猶予期間も設けられています。
ただ、世の中全体の流れとしてペーパーレス化の波は間違いなくこのまま大きくなります。この電子帳簿保存法の対象書類の幅も広がってきていますし、国税庁のホームページをみると積極的に電子化を進めていることが見て取れます。
これまで紙を主としてきた事業者の方々にとっては不安な面もあるかもしれませんが、ペーパーレスにはメリットもたくさんあります。
〇コスト削減
紙の文書にかかる、用紙代、印刷代、廃棄代などは年間で無視できない金額を占めているはずです。また、紙文書を保管するために必要なスペースも不要になるため、オフィスのサイズ自体を見直すことができる場合もあります。
〇作業効率が向上する
書類をデータとして保管することで、必要な時に必要な書類をすぐに検索して見つけることができ、「資料を探すための時間」がほぼ不要になります。
〇情報共有がしやすい
請求書を送る、という一つの作業をとっても、紙に印刷して郵送する場合とメールに添付して送る場合ではかかる時間もお金も手間も違います。ペーパーレスで情報を電子化することで、情報が見やすい、届けやすい環境を作ることができます。
〇テレワークができる
テレワークやリモートワークが導入されている会社でも、ペーパーレス化が進んでおらず「請求書の処理のために出社する」「ハンコを押すために事務所に行く」というケースが散見されます。様々な情報をデータとして保存しておくことで、会社以外の場所からでもアクセスすることができ、働き方の選択肢が増えます。
「ペーパーレスをはじめたい…けど何から！？」と迷ったときは
さて、今回は電子帳簿保存法の改正内容について概要をご説明していきました。大枠はご理解いただけたかと思うのですが、実際にはそれぞれの項目ごとに細かい保存要件が設定されており、会社の規模や状況ごとにチェックする必要があります。
・自社が対象になっているのか分からない
・何が準備できていて、何ができていないのかが分からない
・これを機にペーパーレスに踏み出したいが、何からやればいいか分からない
そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度「ハタトレ」までご相談ください。
「ハタトレ」は業務改善の伴走パートナーとして、デジタルツールの導入だけでなく実際の活用や運用、社内浸透までお手伝いをしています。私たちが大切にしているのは、「デジタルツールの導入をサポートすること」ではなく、「お客様にとって本当に必要な業務改善を提案し、お客様の社内で運用できるような状態までトレーニングし、引き上げる」ことです。
電子帳簿保存法に対する対応についても、お客様ごとの状況によって講じるべき対策も、最善の解決方法も変わります。それを見極め、最終的にはご自身で自立して解決できるような状態まで伴走させていただいております。
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