社名：　株式会社Welloop
業種：　介護事業
公式サイト：http://www.minatomo.net/

介護現場のペーパーレス化により作業時間を５分の１に短縮した業務改善

導入の背景

ケア記録をほぼ紙で管理しており、記録自体に時間がかかることや引継ぎや情報共有のたびに転記が発生するなど、スタッフの方々への負荷が大きくなっていました。

同敷地内にて複数サービス（通所介護・訪問看護・居宅介護支援事業所）を提供されており、それぞれの業務を一部デジタル化することで複数サービスごとの管理業務を効率化、業務改善を図りたい、というご相談をいただきました。

業務改善の課題

• 個人情報の取り扱い
• 介護に特化したアプリの作成
• 基幹システムとの棲み分け

個人情報を取り扱うため、セキュリティを意識した業務改善の提案が必要でした。加えて専門用語、業界独特の業務を理解をした上での、介護業務に特化したアプリ作成が必要不可欠。

最難関は基幹システムとの棲み分けです。今回導入したkintone単体で全ての業務を網羅できるわけではありません。基幹システム（介護ソフト）にできない部分の改善をどう進めていくか。連携というよりも、棲み分けが大きな課題でした。

導入後の変化

• 現場の主体性を生み出す仕組みと環境づくりが実現
• ICTを活用した情報共有により作業時間が5分の１に短縮
• クラウド化により直行直帰への移行がスムーズに

利用者情報管理からケア記録に至るまでの一連の流れをkintoneに移行しました。併せてCustomineやプリントクリエイター等の連携サービスを導入。職員の方々が社内でアプリを開発、現場主体での自立した業務改善ができるようになりました。

「過去の紙記録を探し、記録を見ながら報告書を作成する」「利用実績をひとつ１つ手作業で確認する」という作業がなくなり、業務に必要な情報が自動集計されるようになりました。結果、月末の締め作業にかかっていた時間は５分の１に短縮されました。

新型コロナウイルス感染症対策で職員間の感染リスク回避のため直行・直帰を取り入れることがスムーズに行えたことも大きな変化です。「情報がクラウドで管理」できるようになったため、出社しなくとも支障なく業務を行える環境が既に整っていたからです。

今後は株式会社Welloop様の現場主体でアプリ開発を進め、弊社は開発に関する不明点・疑問点を的確に解消し、最終的にはWelloop様の社内でノウハウが蓄積するようご支援を続けてまいります。