プレゼン成功のコツ『時間管理』～タイマーとして使えるオンラインツールをご紹介～
学会や会議でのプレゼン発表。こういったプレゼンを行う場面では、あらかじめ一人ひとりの時間が割り当てられ、時間を区切って進行されるということも。
どれだけプレゼン資料や原稿を作りこんでいたとしても、最後まで伝えることができなければ意味がありません。
とはいえ、自身の持ち時間通りに終わらせるということは難しいものです。持ち時間よりもオーバーしてしまったり、時間が余ってしまったり…プレゼンを行う場がリアルだとしてもオンラインだとしても、「タイムキーピング」が求められています。
また、研究会や会議を主催・運営する側としてもタイムキーピングが求められています。昨今ではリアル会場でのプレゼンだけでなく、オンラインでプレゼンをする機会が増えています。オンラインの場ではどのようにタイムキーピングを行うとスムーズに会を進めることができるのでしょうか。
タイマーとして使えるオンラインツールについてもご紹介します。
プレゼン成功のコツ「タイムキーピング」
どうすればプレゼンを聞いている相手に分かりやすく伝わるようになるのでしょうか。プレゼン成功のコツの一つに「タイムキーピング」があります。
資料・原稿を完璧に作りこんでしまっても、時間が足りなくては最後まで伝えることはできません。タイマー・時計を使い時間を意識してプレゼンを進めることで、大事な部分を丁寧に説明するといったことが可能になります。
パワーポイント 発表者ツール
パワーポイントを用いてプレゼンを行う際には「発表者ツール」をおすすめします。
時間管理だけでなく、次のスライドを同時に表示することもでき、ノート部分に話す内容の原稿やメモを記載することも可能です。現在の時刻、また、発表を開始してからどれだけの時間が進んでいるかも同じ画面上でみることができます。
ただしZoomといったオンライン会議では発表者ツール自体が相手に見えてしまいます。サブのディスプレイを接続できる環境であれば利用できますが、そのような環境でない場合は、リアルの場での利用に留めることがいいでしょう。
時計
アナログな方法ではありますが、時計を置くことです。
腕時計や、壁にかかっている時計を見ながら話してしまうと、プレゼンを見ている側が心理的に落ち着きません。また、プレゼン自体がいいものだとしても印象が悪くなる場合も。話しながらでも自分では見える、しかし相手からは見えない、プレゼンを行う台の上もしくはパソコンの横などに置くようにしましょう。
オンラインの場合には、目線を下げたりそらしたりといったことがないように、時計を置く高さに注意しましょう。
こちらの動画では弊社話し方トレーナーの桜野が展示会登壇時に持っていくアイテムをご紹介。動画内では、登壇の際に使うデジタル時計についても説明しています。
プレゼン用タイマー
スマートフォンのアプリを探すと、無料・有料でプレゼン用のタイマーアプリが存在します。
自身の持ち時間を設定し、スタートを押すと残り時間をカウントダウンしてくれる仕様となっています。また、プレゼンの途中に指定した時間で音を鳴らすといった機能がついているものもあるので、自分の進捗を確認するうえでも便利でしょう。
また、ブラウザ上でも残り時間をカウントダウンしてくれるものもあります。
プレゼンタイマー（https://presentimer.github.io/）
こちらも残り時間のカウントだけでなく、プレゼン途中でベルを鳴らすことも可能。途中ベルが鳴った時点で、遅いようであればスピードを上げる、早く進んでいるようであれば説明を長めにするといった調整ができるようになります。
これらのアイテムやツールをうまく活用し時間を管理することで、プレゼンをしっかり時間内に納めることができるようになります。
運営側に求められる「タイムキーピング」
発表者側だけでなく主催・運営側はより厳密に時間管理をしていかなければなりません。
予め「会の趣旨説明に〇分」「プレゼンに〇分」「会の締めくくりに〇分」というように、進行表を作り、発表者・参加者にも明示しておきましょう。
順番に発表する場合には、いくら事前に持ち時間について伝えていたとしても、話の長い人・短い人が出てきてしまいます。また、最近ではオンラインでのプレゼンの場も増え、よりタイムキーピングが難しいと感じている方も多いかもしれません。
運営側はどのように時間管理を行えばよいのでしょうか。
音で知らせる
オフラインでの運営の場合は、タイムキーパーを担当する人が残り時間を「あと〇分です」「終了です」というように、プレゼンを行う人に伝えることでスムーズに時間管理を行うことができるでしょう。声でなくともタイマーの音をマイクから流すといった方法も可能です。
しかし、オンラインの場合はそうはいきません。話し手の声と重なり運営側の声がうまく伝わらない、またあまりに運営側の声やタイマー音が大きければ話を遮ることにも繋がりかねません。
時計やタイマーを見えるところに置く
アナログな方法ですが、時計やタイマーをプレゼン発表者の見えるところに置く、といった方法があります。
先ほどご紹介したブラウザ上でも使えるプレゼン用タイマーでのカウントダウンを、タイムキーピング用のタブレットやパソコン端末に表示するといった形でもいいでしょう。
プレゼンタイマー（https://presentimer.github.io/）
オンラインでは、運営側がカメラをオンにしておき、時計やタイマーを自身の背景内で映るようにセッティングします。運営側の画像が反転（ミラーリング）しないように設定に注意しましょう。
残り時間を書いたボードを掲げる・チャット欄で知らせる
オフラインでは、残り時間を書いたボードを掲げることでプレゼン発表者に残り時間を伝えることができます。会場の背後、プレゼン発表者の視界の先でボードを掲げるようにします。
オンラインでは運営側がチャット欄で残り時間を知らせるといった方法も。ただしプレゼン発表者が話に夢中になっている場合には、チャット欄に気づかないといった問題があります。
バーチャル背景で設定する
オンライン開催の場合に限りますが、バーチャル背景にタイマー表示が可能なものがあります。
ZOOMKEEPER 〜カウントダウンできるバーチャル背景〜（https://protopedia.net/prototype/1671）
こちらの背景を設定した場合、運営側の人物がタイマーの前に表示されてしまうため、数字がうまく見えないといったことも。カメラにマスキングテープなどを貼り人物が映らないようにすることで、タイマー表示のみ可能となります。
タイマー用の端末を準備しそちらのカメラは人物が映らないようするといった方法がおすすめです。
まとめ：プレゼンを行う側、主催・運営側 成功のためには「タイムキーピング」が重要
プレゼンを行う側の話し手、会を主催・運営する側、双方に成功させるには「タイムキーピング（時間管理）」を徹底することが重要です。
今回は具体的にアイテムやオンラインツールをご紹介しました。色々な方法を実際に試してみて、一番使いやすいものを選択するようにしてください。
本番当日だけでなく、時間を意識して練習やリハーサルに挑むようにしましょう。
プレゼンでの話し方、プレゼン練習に関する記事はこちらにてご紹介しております。
