プレゼンで制限時間を守って話すには～最適なプレゼン時間、話し方のスピード、配分とは～
全体会議における5分のプレゼン、学会での20分のプレゼン、お客様に対する30分のプレゼン等、プレゼンテーションにおいて制限時間が設けられていることは多々あります。
また制限時間がない場合どの時間を目安に話すのがよいか、悩んでいらっしゃる方もいるかもしれません。聞き手が聞く姿勢を維持できる時間をもとに、プレゼン時間を構成していきましょう。
今回は、プレゼンテーションを行う際の最適な話すスピード、資料の枚数や時間配分など、プレゼンテーションにまつわる「時間」についてご紹介していきます。
1枚のスライドあたりの目安時間、プレゼンを早く終わらせないためのコツ
スライドの作成。みなさんいいたいことや伝えたいことを先に考え、スライドを作成していませんか。いつの間にかスライドの枚数が何十枚にも…なんてことがあるのではないでしょうか。
スライドを作成する際には、プレゼンの制限時間から逆算して枚数を決めて作成を始めるようにしましょう。そうすることで制限時間内にプレゼンが終わらなかったといった事態を避けることができます。作成する際の目安は、1スライド２分程度です。20分程度のプレゼンであれば10枚「20（分）÷２（1スライドあたりの分数）＝10（スライドの枚数）」のスライドを目安に作成していきます。
5分といった制限時間が短いプレゼンであれば、30秒～1分程度で1スライドでも構いません。
プレゼンは贈り物。相手に伝え行動にまで移してもらうためにも、何を伝えたいのかを明確にし、必要なことだけをスライドに入れるようにします。あれもこれもと情報を入れれば入れるほど相手に理解されることはなく、何を伝え何の行動をとってほしいのかわからなくなってしまいます。
1スライドにつき1つの内容、そのスライドが終わった段階で聞き手に何を理解してもらい、どうなってほしいかを考えながら作成するようにしましょう。こうすることでプレゼンの制限時間を守るだけでなく、本来のプレゼンの目的に沿った内容を話すことが可能となります。
スライドが出来上がり、実際にプレゼンの練習をする際には時間を測りながら進めます。
原稿には、「5ページ：10分」「10ページ：18分」というように、目安の時間を記載しておきます。スライドに目安を記しておくことで、プレゼン本番では、早く進みすぎているのでここでアイスブレイクを入れてみよう、ゆっくり話すように意識しようといった時間の調整を行うことができるようになります。制限時間よりも早く終えることを避けることにつながります。
プレゼンの時間制限を守るため、相手に伝えるための話すスピード
プレゼンにおいて制限時間を守るためにも、話すスピードも意識していきましょう。
準備してきたスライドを読み進めること、また聞き手に伝えることに熱心なばかりに早口になり過ぎてしまう、という方は多いのではないでしょうか。早口で話せば話すほど途中で噛んでしまったり、息が続かない状況になったり。聞き手も聞き取りにくいと感じてしまいます。
また逆に、普段からゆっくりとした話し方でそのままプレゼンに挑んだ場合、制限時間内で終わらない・伝えきれないといったことも。ゆっくりすぎる話し方だと間延びしてしまい、聞き手の集中力も途切れてしまいます。
聞き手に伝わりやすい話し方のスピードは、10秒で50文字程度が目安です。
下記動画では実際に弊社MOVED話し方トレーナーの桜野がこのスピードで話しているので参考にしてください。
話すスピードは、速すぎても遅すぎても聞き手には伝わりません。聞きやすいスピードを意識し、そのスピードで制限時間に収まるように準備をしていきましょう。
時間制限がない場合 どの分数を目安にプレゼンする？
ではプレゼンの制限時間がない場合には、どのように時間配分をしていけばいいのでしょうか。
そもそも発表や商品説明といった場では、プレゼンだけですべての時間が終わるわけではありません。聞き手から質問を受ける時間、質問を受けた上で説明する時間といったものも踏まえて構築しましょう。
プレゼン内容の理解を得るためには、聞き手の集中力を考慮する必要があります。聞き手の集中力は70秒しか続かないといった「70秒の法則」が存在します。テレビのニュース番組の制作では、人が集中できる70秒を目安にニュースを作成しているそうです。70秒以上の時間をかけても人の集中力は続かず、理解されないため、一つ一つの話を短くするほうが効果的。ニュースだけでなく、どうしても聞いてほしい・理解してほしいといったことは短く端的に話す方が相手にも伝わります。
また15分周期で集中力の高い波が来るとも言われており、聞き手に理解をしてもらう、行動に移してもらうプレゼン長さとしては「15分」が一つの目安でしょう。それ以上長くなるようであれば、話題を変える、アイスブレイクを入れてみるといった工夫が必要となります。
まとめ：時間を意識してプレゼンを行う
限られた時間でプレゼンを終わらせる、その意識は日ごろからもつようにしましょう。
時間を守らないことで、他の話し手はもちろん聞き手にも迷惑をかけることになります。また、制限時間を超えて素晴らしい内容を話したところで、聞き手の集中力は途切れてしまう、評価が下がるといったことにも。
また、制限時間を守って終えられるように、話し方のスピードを意識します。早口だけでなく、のんびりとしたペースにならないよう、聞き手が聞きやすい・理解しやすい話し方のペースを練習の時点でつかむようにしましょう。
特段制限時間が設けられていない場合にも、全体の構成を考えた上でプレゼン時間を決定する、また聞き手の集中できる時間を意識し構成するようにします。
後半に焦ってスライドを飛ばすことなく聞き手に伝えたいことは全て伝えきる、あまりに早口で話してしまい時間が余りすぎる。そういったことが無いようにプレゼンにおける「時間」をしっかり意識していきましょう。
こちらの記事では、タイマーとして使えるオンラインツールをご紹介しています。
