株式会社話し方教育センター様_2例目（研修・教育事業）
社名： 株式会社話し方教育センター
業種： 研修・教育事業
公式サイト：https://www.hkc-net.co.jp/
kintoneを主体とした初回の業務改善支援では、属人化していた情報のリアルタイムでの共有、情報 ・ナレッジ・経験を形式化して蓄積する形を実装いたしました。その後、書類への押印廃止や電子文書でやり取りできる環境を構築したいというご要望をいただきました。
導入の背景
テレワークの障壁となる紙とハンコによる契約書。紙文書中心の文化から電子文書への移行が重要課題でした。契約書管理業務の負担軽減や顧客対応の迅速化に加え、紙代・印刷代・印紙代・運送代・保存場所が不要となり、コスト削減が可能となるためです。
そこで、見積書・請求書・請書等の書類への押印を廃止し、社外との電子文書のやりとりできる環境を構築。従来から利用しているkintoneを主体とし連携サービスを用いることで、書類の作成・発行から保存まで、情報の一元化を実現したいと考えました。
業務改善の課題
- 紙の見積書、請求書といった文書への押印。ハンコ捺印のために出社が必要
- 文書管理の利便性や情報共有の観点から、文書の電子化が急務
- 印刷して捺印処理という運用。紙コストも作業工数も削減できない
導入後の変化
- 契約書や見積書といった書類をデータで一元管理。社内ペーパーレス化を実現
- 電子印鑑とPDFの活用により、電子文書によるフローが可能に。コスト削減と業務効率化を実現
- 電子契約により改ざんや紛失のリスクを軽減でき、“紙の契約書”以上にセキュアな文書管理が可能に
まず最大の課題である電子化には、すでに導入済みの「kintone」をベースにプラグインを連携し、請求書作成から押印・発行までのフローをデジタル化しました。
利用したのは「gusuku Customine」「プリントクリエイター」。簡単に電子印鑑の印影を帳票に出力でき、電子文書のまま承認・決裁フローが完了できるようになっただけでなく、文書管理プロセスの改善も実現。また、各種文書をデータでkintone上で一元化し、文字情報だけでなくファイルの中身まで検索できるようになったことで、文書の検索時間削減が可能になりました。
代表取締役社長を務める千名さんと現場担当である森永さん。現場と経営者が課題感を共有できており、トップダウンとボトムアップとの組み合わせによる現場発の改善が着実に進んでいます。
電子押印を実装したツール
kintoneにgusuku Customineとプリントクリエイターを組み合わせて、電子押印を実装。他業務で使っていた2つの連携サービスを組み合わせて応用したため、別途費用の発生なしに仕組みを実現できました。
Customine
プラグインやプログラミングでは難しい、それぞれ業務に合わせた細かいカスタマイズを、gusuku Customineを使ってブラウザで設定するだけで実現することが可能なプラグインです。
プリントクリエイター
kintoneアプリに登録されたデータを利用して、 きれいに帳票印刷をするためのサービスです。
