業務改善といえばkintone（キントーン）！？kintoneって結局何ができるサービス？という疑問にお答えします！

2022年11月24日2023年3月25日

「kintoneってよく名前を聞くけど、結局何？」

「kintone（キントーン）」とはサイボウズ社が開発・提供する業務改善のためのクラウドシステムです。テレビCMなどでその名前を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。

「生産性向上」「業務のスリム化」などが課題として挙がる中、kintoneの導入を検討される企業様も増えています。一方で「kintoneって名前は知ってるけど、結局何ができるサービスなのかよく分からない」というお問合せも少なくありません。

そこで今回は、自社の業務改善ツールをお探しの方に向けて「kintoneとはいったい何か？」について解説いたします。他の業務改善サービスや、サイボウズの他のサービスとの違いについても掘り下げていきます。

kintoneに限らず、「これさえ導入しておけば万事OK！」という100%完璧な業務改善システムは存在しません。どのシステムをどのように導入し、社内でどう運用していくか。全体像を考えて設計していくことが重要です。

kintone（キントーン）3つの特徴

kintoneは、これまでどちらかというとアナログ寄りで、IT化やDXの波にうまくのることができていなかった企業様に特におススメの業務改善システムです。他の業務改善ツールと比べて、大きく3つの特徴があります。

①kintone上で様々な業務を一括管理することができる
kintoneは、決済申請、業務日報、顧客管理、採用管理、クレーム管理、アンケート調査など様々な用途で使用することができます。例えば「freee（フリー）」や「MoneyForward（マネーフォワード）クラウド」は会計業務に特化、「Sansan（サンサン）」や「Eight（エイト）」は名刺管理に特化など、内容に特化した業務改善サービスも多い中、kintoneはその使い道を限定しません。

これまで、営業や総務など各部署ごと、あるいは個人ごとに管理していたエクセルデータなどもkintone上で全て管理することが可能です。

また、全てのデータがkintone上に保存されることで、「ルックアップ機能」を使い、他に登録されているデータを参照しながら効率的に入力することもできます。（例：「注文管理」のデータを作成する際に、「顧客管理」データからお客様情報をコピーする）

②プログラミング知識がなくても、簡単に自社アプリが作れる
kintoneの特徴の2つ目が、自社にあったアプリを作ることができることです。アプリとはkintone上に作成するオリジナルの業務システムのことです。例えば「日報」、「問い合わせ管理」、「交通費申請」などがあります。

kintoneのアプリはプログラミングの知識がなくても作成することができます。

・kintoneにあるテンプレートを使う
・社内で使っていたExcel／CSVを読み込む
・必要な項目をドラッグ＆ドロップで追加する

このようにソースコードを記述せずにアプリケーションの作成ができるサービスのことを「ノーコード」と言います。ノーコードの良いところは、IT知識がない現場の人でもアプリを作ることができるという点です。より現場の実務に即した使いやすいアプリにすることが可能な点です。

③クラウドサービスのため、社外からでもアクセスできる
kintoneはクラウドサービスですので、オンラインであれば社外からでもアクセスが可能です。これまで社内PCや社内ネットワーク上にしかデータがなく、出社しないと仕事ができなかった人でもkintone環境であれば自宅や外出先からでもリモートワークが可能です。

またクラウド上にデータを保存することで、誰でも常に最新の状態が閲覧でき、直近の更新の履歴も確認することができます。

社外からのアクセスについてセキュリティを心配する声もありますが、IPアドレスを制限したり、操作権限を管理したりと、不正アクセス、不正利用を防ぐ機能も備わっています。

他のサイボウズ製品との違い

kintoneはサイボウズ社が開発・提供するサービスですが、サイボウズ社は他にも様々な業務改善サービスを提供しています。各サービスごとの特徴を比較してみましょう。

■kintone
データベース機能に特化した業務改善のプラットフォーム。カスタマイズ性が高く、自社に合った業務システムを構築できることが特徴。「freee」や「Microsoft」、「Sansan」、「Adobe Marketo Engage」などの他社製品との連携も可能。

価格：1ユーザー 780円～／月　5ユーザーから契約可能

■サイボウズ Office
中小企業向けのグループウェア。社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能をパッケージ化したサービス。スケジュール管理、報告書、ToDoリスト、タイムカードなど必要な機能が集約されている。

価格：1ユーザー 500円～／月　5ユーザーから契約可能

■Garoon（ガルーン）
大企業向けのグループウェア。スケジュール管理、掲示板など。社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能をパッケージ化。多言語対応や詳細な権限設定も可能で、数千人規模の会社でも円滑なコミュニケーションを可能にする。

価格：1ユーザー 800円～／月　10ユーザーから契約可能

■Mailwise（メールワイズ）
届いたメールを複数人で共有できるツール。各メールごとに担当者を振り分けたり、対応状況などのステータスを付けることで、対応漏れや二重対応を防ぐ。

価格：1ユーザー 500円～／月　2ユーザーから契約可能

kintone（キントーン）の導入がおススメなのは

ここまでの情報を踏まえて、kintoneの導入がおススメなのは下記のような企業様です。

・色々なデータをExcelで管理しており、膨大な数のエクセルファイルがある
・日報や案件情報などのフォーマットが決まっておらず、各自がバラバラの体裁で提出している
・データ共有がうまくできておらず、伝達ミスや連絡漏れが頻発する
・作業内容の記録などすべてが属人化しており、全体像が全く見えない
・すべてのデータを都度手入力しており、入力に時間がかかりミスも多い
・社内からしか情報にアクセスできずリモートワークができない
・お客様アンケートを紙で保存しており、集計がされていない
・顧客情報が適切に管理されておらず、対応漏れからクレームが発生する
・様々なデータが様々な媒体に保存され、検索ができない
・注文情報を保存しているデータが重くなりすぎて、壊れたり開けなかったりする
・エンジニアに発注し業務改善ツールを導入したが、現場が使えていない
・IT化、業務改善を担当者一人に丸投げしている

もし1つでも当てはまる項目があるのであれば、kintoneの導入を検討することをおすすめします。

kintone（キントーン）導入時の注意点

kintoneはこれから業務改善をはじめたい企業様にとっておススメのツールではありますが、ただ導入するだけでは、うまく機能しないケースもあります。

ここでは、よくある失敗例とそれを防ぐための方法をご紹介します。

失敗事例①　具体的な目的を設定していない
kintoneは用途を限定せずどんな業務にも使える反面、導入したての企業様ですと「何をやればいいのか分からない」という状態に陥りがちです。

今、自社のボトルネックになっているのはどこなのか、どういう状態を目指したいのか、どんな情報を管理したいのか、など現状と目的を、経営層と現場の担当者がきちんとすり合わせる時間を設けましょう。

失敗事例②　アプリを作ってみたものの、誰も使わない
とりあえずパソコンが得意な社員に丸投げして、アプリを作らせてみたものの、結局現場はこれまで通りのやり方を続けてしまいすぐに誰も使わなくなったというケースは珍しくありません。

明確な旗振り役を設定し、社内にkintoneの浸透を図ると同時に、実際に利用する社員を観察し彼らの声を聞きながら、利用者が使いやすいようにアプリを改善することが重要です。

失敗事例③　はじめから完璧を求めてしまう
良いものを作りたいという気持ちは決して悪いものではありませんが、理想ばかりを追い求めていても現実は変わりません。例えば、完璧を求めすぎていつまでも実行段階に移れなかったり、全部を一度に改善しようとして完成に時間がかかったり、エンジニア目線に寄りすぎて現場の声を無視した押し付けのアプリになっていたりすることがあります。

kintone導入のコツは「小さく始めて、育てていく」こと。まずは不完全でもいいのではじめましょう。kintoneの良さは現場のスタッフが自分でアプリを作成できることです。実際に使って見ながらPDCAを回し改善を重ねて、使いやすい状態まで磨いていきます。