krewシリーズを使って予実管理表を作成してみた

kintone導入企業が増えていくにつれ、予実管理をkintoneで行おうとする会社は年々増えていると思います。しかしkintoneの基本機能だけでは予実管理を行うことは簡単ではありません。

kintoneの基本機能では、複数のアプリ間での集計を行うことはできないからです。

予実管理を行うためだけに予実管理のデータすべてを1アプリに集めると、登録が複雑になります。予実管理は現状の数値を出来るだけ早く見ることができることが理想的です。

MOVEDでの予実管理はkrewシリーズを使用して、自動化できております。予実管理を行った事例と、作成にあたって参考にしたことなどご紹介いたします。

社内の情報と依頼の内容

弊社は、メンバー全員がフルリモートメンバーで構成されています。

メンバーがやりたいことを業務にしていくため、業務も多様で、部門も増えています。また、総務人事部がないため、コーポレート業務を担当する私にMOVEDの予実管理表の修正依頼が来ました。

kintoneを使っているなら、情報をkintoneに集約する

メンバーがkintoneのアカウントを持ち、カード使用など経費アプリや請求書アプリは既にkintone上にあるため、予算実績管理はkintone上で行うのがスムーズです。そして予算実績管理表は既にkintone上にはありました。

しかし、メンバーの少ない時期は詳細データまで集計できるように設定していたため、フローがとても複雑になっており、組織変更に伴う修正作業、確認が大変でした。シンプルな予実管理表を作成して、毎日最新の情報を見られるようなダッシュボードも欲しいということでした。

依頼された時点で、私のkrewシリーズの経験はクラウドユニバーシティのe-ラーニング研修を受講しただけの状態でした。しかし、シンプル予実管理表であればクラウドユニバーシティのe-ラーニングの研修の、演習問題にあり、覚えていました。業務改善支援チームにはkrewシリーズを実際使用していた人が沢山おり、質問先に困ることはありません。

そのため、不安なく依頼を受けることが出来ました。

そもそもなぜkrewシリーズを用いたのか？

krewシリーズとは、グレープシティ株式会社が提供するkrewSheet、krewData、krewDashboardという有料のkintoneプラグインのことです。

krewSheetは、まさにExcelのような見た目でkintoneのデータを表示、編集することができます。krewDataは、kintoneの基本機能ではできない、アプリ間のレコードの集計が出来ます。また1日おきなどスケジュールを設定し、集計を実行し情報を更新することができます。krewDashboardは、kintoneの基本機能のグラフ機能よりもより複雑なグラフ表示ができ、また複数のアプリのグラフも同じシート内で横に並べてみることも出来ます。

MOVED内は普段からkintoneに請求のデータや、経費のデータなどもありましたが、データは別々のアプリに存在するため、アプリ間の集計機能が必要です。kintoneの基本機能では出来ないため、krewDataを使用して集計することになりました。

予算実績表を表示する部分は表で見るためkrewSheetを使用し、krewDashboardで社内全体と部門別などの進捗を一目で見られるダッシュボードを作成することになりました。

予算実績表を作るとき、まずおススメがkrewDataドリル

シンプルに作って欲しいというのが依頼者からの要望でした。依頼者は複雑に作り過ぎたと・・・

しかし、完成イメージが出来ないと作成できません。

クラウドユニバーシティのテキストの演習問題を再度見てみたのですが、少しイメージと違うタイプの表でした。しかし、テキストをよく読むと、さらにステップアップ 「krewDataドリル」とURL(https://krew.grapecity.com/krewdata-drill/) 書いてありました。

早速表示してみると、なんと予実管理だけでも具体例が複数載っています。しかもkrewDataドリルはkrewシリーズ作成のグレープシティ社の公式コンテンツで安心です。

自分のイメージする予算実績表に近い例題を見つけました。

krewDataドリルの応用編はなんとkrewDataで予算実績データを後々集計するための形で集める具体的なフロー例、krewDashboardで可視化のための設定も細かく書かれており、これを進めるだけでどんどんできていきました。krewDataドリルではkrewDashboardで予算実績表を表示していましたが、krewSheetを使用しても作成できたので、予算実績表はkrewSheet Xrossモードで作成しました。

krewSheetはExcelのような条件付き書式も設定でき、達成率に合わせて背景色を変更するなどすることもできました。

社内の予実管理アプリをkintoneで作成してみる

作成手順ですが、ほとんどkrewDataドリルのままです。

１．予算管理アプリ作成

月別・部署別・売上／経費別・売上属性(ストック／スポット)別に目標値を設定しました。実際目標を入力する際入力しやすいように、一覧にkrewSheetを設定しました。

２．krewDataフロー作成

フローの内容はとてもシンプルです。予算アプリから予算、請求書アプリから売上実績、経費アプリから、月別、部門別、売上区分別に売上、経費、予算の金額を合計して予実管理アプリへ出力するアプリです。

こちらは毎日1回実行するようにスケジュール設定し、毎日最新の数値へ更新します。

３．予実管理表作成

月別・部門別・売上区分・売上属性別に予算、実績、差異、達成率などはkintoneの予実管理アプリへ自動的に毎日入ってます。

予算実績を月別、部門別に見られるようkrewSheet Xrossモードでシンプルな予実管理表を作成しました。達成度によって色を変更する条件付き書式も、ほぼExcelのような設定画面のため、スムーズに設定できました。

４．krewDashboardでデータの可視化

あとはチーム別に売上達成割合等見られるようにと要望があったため、ダッシュボードを作成しました。

この段階で全体ミーティングの際に社内へダッシュボードを公開しました。

そこで社内からフィードバックをいただき、

・文字のサイズの統一
・色は3色以内くらいに減らすこと

などアドバイスをいただき、下記のようなシンプルなダッシュボードへ修正できました。右側の部門名をクリックすることで、部門ごとにフィルタをかけることも簡単にできます。

作ってみると、色々な手間から解放された

私がこれまでの勤務していた会社では、Excel、Accessなどで予算実績表を作成していました。そこにはどうしても手作業や毎月1回マクロ実行のためのボタンを押すなど、何らかの作業が必要でした。マクロは自分以外誰もメンテナンスすることが出来ませんでした。

売り上げの数字などは毎月担当者が手作業で登録していたため、更新は月に1回で日々最新のデータを見てもらうことはできませんでした。

情報が集約されていると、保守運用が楽になる？

しかし、MOVEDはkintoneにデータの状態で集まっており、krewDataのスケジュール実行で毎日1回情報が更新されるため、手作業の手間もなく、毎日最新状態のデータが見られます。また、kintoneは入力できるデータをもともと必須や、数値の範囲等設定できるため、Excelの頃のように誤ったデータが入ってきてエラーが起こることもありません。

Excelの頃は数式を設定していても削除されるなどありましたが、kintoneはアプリ管理の設定をしておけばそのような心配もありません。Excelで数式削除をできないようにガチガチに入力規則やシートのロックなどをして、ささいなフォーマット変更のたび、ファイルを開いて、編集ロックを解除して、修正してまたロックして保存するなどの手作業を人数分繰り返すなどの手間から解放されました。

また来年度も様式が変わったとしても、今回随分シンプルになったため、手間もなく修正が出来ると思います。

krewシリーズの導入を検討されている方へ

krewシリーズ導入を検討されている方は、グレープシティさんのサイトから試用を申し込むことができます。どう使用するなどイメージが出来ている方はkrewDataドリルである程度作ることが出来ると思います。しかし、krewDataドリルでご自分のみで学ぶ時間が取れないという方は、グレープシティさんの研修もあります。

krewシリーズを使用するとメールでお知らせも来ますし、サイボウズ株式会社のセミナー・イベントページにも掲載されています。また体系的に一通り勉強されたい方は、有料のクラウドユニバーシティのe-ラーニングのkintone連携krewシリーズコースがおススメです。e-ラーニングについては、受講体験記をご参照ください。（https://clouduniversity.jp/archives/krew_elearningreport/）

今後の展望

実際に作ってみると、複雑な数式を使用したりすることもなく、フローは出来上がりました。

日々クラウドユニバーシティの事務局業務などで、kintoneの基本機能では出来ず、手作業が多かった部分などでより活用できるようにkrewDataドリルや更新の情報をマメに確認したいです。

また社内のデータはkintoneに集まっており、色々なデータがあるので、より経営判断へ使えるような便利でシンプルな速報値を表示できるフローの作成をしたいです。