団体名：　NPO法人リベルテ
業種：　福祉事業
公式サイト：https://npo-liberte.org/

チーム応援ライセンスを活用して、日々の記録をデジタル化

導入の背景

利用者さんの記録や計画書、工賃の集計など日々記録を残す必要が多く、集計や管理業務が大きな負荷となっていました。
利用者さんの情報は、スタッフ一人が把握しておけば良いものではなく、当日出勤していないスタッフも後日情報を確認する。スタッフ間での情報共有や意見交換と記録業務の負担軽減についてご相談をいただきました。

業務改善の課題

• シームレスな記録と集計
• チーム応援ライセンスの活用

記録と集計業務をそれぞれ管理するのではなく、同一フォーマットで管理することで情報確認の工数を減らすことも重要であると考えました。少し現状を確認したい、その度に複雑な工数が発生すると業務が定着しない危険性があります。
リベルテ様はNPO法人ですので、サイボウズチーム応援ライセンスが適用される団体です。チーム応援ライセンスをどう活用していくかも課題でした。

導入後の変化

• 記録と工賃を同一フォーマットで管理
• チーム応援ライセンス適用サービスの活用

チーム応援ライセンスで「kintone」を契約し、利用記録と工賃計算を同一アプリで行えるよう作成しました。来所と退所時間を入力することで、当日の工賃を自動計算し、日別月別等任意の期間別に工賃合計金額を確認できるよう、集計結果を表設定しました。

サイボウズチーム応援ライセンスは、kintone契約の場合年額9,900円(税抜)で900ユーザーまで利用可能となります。必要なスタッフだけにアカウント付与を制限すると、情報確認できるスタッフも限定されてしまいます。900ユーザーまで利用可能ですので、スタッフ全員にアカウント付与が可能でした。

個別のプロジェクト管理や、アプリの進捗状況の確認など導入初期からスペース機能を活用しました。アプリ作成はきっかけであり、スペースやコメント機能を活用することでスタッフ間の情報共有をより活性化させることに繋がったのではないかと考えます。

チーム応援ライセンスはサイボウズ製品だけでなく、kintone連携サービスにも適用可能なケースがあります。今回、株式会社アーセスが提供しているKOYOMIを利用しました。