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ビジネスで求められる!相手に伝わる話し方5選

2022.06.26|伝わるプレゼンの法則

ビジネスで求められる!相手に伝わる話し方5選

上司への進捗報告、決算申請、会議での発表、商談等…ビジネスパーソンは仕事を進めていくうえで多くの「プレゼン」が求められています。求められていることは分かっているけれども、「相手にうまく伝わらない」「そもそも話すことが苦手」とお悩みの方も多いかと思います。

今回は、仕事を進めていくうえで求められる相手に伝わる話し方のコツについて、今日からすぐできる5つのコツも含めご紹介します。

ビジネスで求められる伝える・伝わる力

ビジネスでは「伝える」「伝わる」ということが求められています。
実際に企業においてコミュニケーション能力を求めていることはデータにも表れています。

企業が求める人材像と実際・採用のターゲット「どのような特徴の人物像を求めるか」(企業の採用活動に関する実態調査報告書より引用)に対する上位の回答項目は、

  • コミュニケーション能力が高い:78.6% 
  • 協調性がある:72.4%
  • 誠実である:63.4%
  • チャレンジ精神が高い:49.9%
  • 行動力がある:49.1%

となっています。

しかし、SNS、チャット、メールといったコミュニケーションが当たり前になった今、直接的なコミュニケーションを苦手とする人が増えています。また、仕事を進めていくうえでは単に相手に伝えることで終わるのではなく、こちらの希望要望に沿って相手に行動してもらうことがゴールとなる場合も。

相手にうまく伝わらない、そもそも話すことが苦手という場合、どのように対応していけばいいのでしょうか。

伝わる話し方5つの極意をご紹介

どうしたら相手に伝わるようになるのか。話す際に意識したいコツを5つご紹介します。
難しいことではなく、ちょっとした心がけや意識の持ち方で伝わり方は変わります。まずは一つからでも構いませんので、実践してみてください。

何を伝えるのか、伝えたいことをまず明確に

まずはそもそも何を話したいのか、その内容を定めることが必要です。当たり前のように思いますが、案外できていない人が多いところです。

なんとなくこういったことを伝えたいといった状況で話し始めてしまうと、何を言っているのかよく分からなくなります。思考の整理ができないままに話し始めると、無駄に冗長な話が展開され、ダラダラと話が長くなります。一方で思考が整理されている場合には、短くシンプルな話し方ができ、聞き手側も聞きやすく納得できるようになります。

特にビジネスシーンにおいてはただの会話とは異なるので、話す前に頭の中を整理して、伝えたいことをまとめておく必要があります。話す前に、伝えることを明確にする、まずはこれを怠らないことが大切です。

話すときは要素を絞る

そもそもどのように話したらいいのか分からない、話すということに慣れていないという人は、要素を減らすということを意識します。
話が長く冗長になる原因の一つに、話すときにいくつかの要素を含めてしまうということがあります。

新卒採用面接において自己紹介をするときのことを例に考えてみます。
他にも面接を受ける学生が大勢いるため、出身校と名前では自分のことを覚えてもらえないとたくさんの情報を紹介。しかし、長々と話されても面接官にはうまく伝わりません。むしろ採用したくないと思われる恐れも。むしろある一つのエピソードを用い、短く伝える方が印象に残りやすいのです。

いくつもの要素を並べてしまった場合、結果としてどの要素も印象に残らなくなります。伝えることが多すぎるせいで良いところが伝わらなくなってしまうのです。

5W1H

また、5W1Hも意識して話しましょう。「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」を意識することで伝える内容が明確になります。

ゴールを先に話すように組み立てる

話す際には、聞き手にどういった行動をしてほしいのか、「ゴール」を示すことから始めると伝わりやすくなります。起承転結といった話の構成もありますが、ビジネスにおいては最も重要となる点、つまり結論が最初に来るように話すようにします。
説明を延々と聞かされた後に結論を聞いても、すでに聞くことに疲れ、理解や納得を得づらくなります。

まず、聞き手にとってほしい行動「ゴール」から話すようにします。そのあとで、説明を話します。そして最後に再度ゴールを話します。
話す順番は、ゴール、背景や説明、ゴールとなるわけです。ゴールを強調されることでより印象に残り、理解も深まります。

目で見える形で伝える

要素を絞り、話し方の構造も整えたとしても、聞き手側に話す内容に対する知識がそもそもない、難しい専門的な話の場合はどうでしょう。恐らく耳で聞くだけで理解することは困難となります。

グラフや図を用いて説明する

一方で、紙を用意し図や表、グラフといったものを書いて説明をした場合はどうでしょう。相手の理解は格段に上がるはずです。
口で話した情報を、頭の中で図にするプロセスで、誤変換が起こってしまえば、ミスコミュニケーションとなってしまいます。言葉だけに頼らず、最初から目に見えるものも用いて伝えるのです。

また、顔の表情や身振り手振りもうまく活用しましょう。耳だけで聞くよりもイメージしやすくなり、話にも興味関心を持たれやすくなります。

ミスを回避するまた相手に伝えるためには、最初からイメージで伝えればいいのです。

話すスピード・話す声の大きさ意識する

話すスピードは、速すぎても遅すぎても伝わりません。聞き手が聞きやすいスピードを意識します。

人間が聞き取れるスピードは1分間に800文字程度といわれています。とはいえ聞く力が800文字程度ということであって、このスピードで話しても聞き手は話の理解まで至りません。逆に遅く話されても、話がだらだらと長くなり集中力を欠くこととなるでしょう。

10秒で50文字程度を目安に話すことが適切です。ニュースキャスターの話し方を参考にしてみましょう。通常のご自身の話し方よりもゆっくりだと感じられる方が多いはずです。タイマーで測りながら、自分の会話スピードがどれくらいか調べ、調節していくことが必要です。

また、声の大きさも、いつもよりも1.5~2倍ほどの大きさを意識します。

大切なのは練習

相手に伝わる話し方の極意5つ。これら5つのポイントを身に付け実行することで、伝わる、相手に理解される話し方へと変わることができます。
そして、5つのコツを習得するには何よりも練習が必要です。

プレゼンの達人といわれるアップルの創業者、スティーブ・ジョブズ。彼のプレゼンは、印象に残るだけでなく、聞き手の行動変容へと繋げる力があります。
そんなスティーブ・ジョブズも日々練習を続けていたそうです。

“ジョブズは自信を持って気楽にプレゼンテーションをしているように見える。少なくとも聴衆にはそう見える。その秘訣は・・・・何時間もの練習にある。いや、正確に言おう。一日何時間もの練習を何日も何日もするからだ。”
(「スティーブ・ジョブズ驚異のプレゼン」カーマイン・ガロン著 より引用)

練習や実践を繰り返す中で時に失敗することもあるかもしれませんが、着実に力は身についていきます。

録画して話し方の練習をする

とはいえなかなか人に伝える練習や実践の場がないといった場合には、ご自身で録画することもおすすめです。人に話すことはできないといった自信がない状況でも、録画することで自分自身に客観的フィードバックをすることができます。表情や身振り手振りをチェックしたい場合には、鏡を活用することもおすすめです。

まとめ:話し方のポイントを意識した練習が重要

相手に伝わる話し方のコツを5つご紹介しました。

話す練習をすることはもちろん大切ですが、単に練習するのではなく、今回お伝えした5つのポイントを意識しながら練習してみてください。相手に伝わりやすい上手な話し方ができるようになります。

「相手にうまく伝わらない」「そもそも話すことが苦手」とお困りの方にとって参考になれば幸いです。


プレゼンでの話し方、プレゼン練習に関する記事はこちらにてご紹介しております。

INFORMATION

【記事製作者】

鈴木未紗

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