分かりやすい説明スキル習得の3ステップ

皆さんこんにちは、桜野友佳です。

櫻井飛鳥です。

さて、今回のテーマは、相手が理解しやすい説明の仕方です！

仕事をする上ではもちろん、普段の生活でも説明する機会は多いですよね。

特にビジネスシーンでは、先輩社員から後輩社員へ仕事の段取りを教えたり、上司やチームの人に進捗を報告したりと、使用頻度はかなり多いのではないでしょうか。

この説明スキルを身に付けることができれば、各段に話が分かりやすくなります。
その結果、聞き手の理解度も増すので、社会人の皆さまには特にオススメですよ。

プレゼンでも使えるテクニックですので、ぜひお試しくださいね！

1つめのコツは、結論から話すことです。

聞き手が「 この人、結局何を言いたいんだろう？ 」と感じてしまう原因の1つが、結論を後回しにしているからです。

私たちの動画でも「 今回の動画テーマはこれです。 」と最初にお話しするようにしています。
そうすることで、視聴者のみなさんが「 この内容についての動画なんだな 」ということが分かりやすいと思っています。

そのほかにも、例えば料理を教えてもらう場合でも、何を作るのかを知らされずに手順を教えてもらうのと、「 今日はカレーを作ります！ 」とまずゴールを教えてもらえるのとでは、その後の説明の理解度も違いますよね。

説明する側と説明を受ける側、双方がスタートの段階で、同じゴールが見えているのが理想です。

まずはゴールを共有してから、なぜそのゴールに向かうのか、向かうためにはどうしたらいいのか、と順を追って話すことで、格段に分かりやすい説明になりますよ。

説明する際には、結論、理由、補足の順番で話すことを意識してみてくださいね。

2つめのコツは、相手の反応を見ることです。

説明する際についつい自分のペースで一気に話してしまう方は要注意です！

ここで気を付けたいのは、説明する側とされる側の理解スピードの差です。

説明する側が相手の理解スピードを気にせずに話してしまうと、聞き手を置いてけぼりにしてしまい、たとえ丁寧な説明であっても、聞き手は理解できなかった…ということがあります。

話の途中でも「 ここまでは大丈夫ですか？ 」や「 分かりにくいところはありませんか？ 」など、聞き手が理解しているか確認することで、理解スピードを合わせやすくなります。

自分のペースではなく、相手のペースに合わせることを意識してみてくださいね。

3つめのコツは、1文を短くすることです。

とにかく端的に！分かりやすい説明において、とても重要です。

例えば「 これについて説明しますが、これがこうでこうなので、こうするとこうなって、その場合こうなるんですが…。 」のように長々ダラダラ話してしまうと、結局何が言いたいのか聞き手が分からなくなってしまったり、話し手自身も余計な話をしてしまうことがあります。

説明をする際には、聞き手が理解しやすいように話してあげられるのがベストです。

特に聞き手が初めて聞く内容の場合は、とにかくシンプルに伝えることを意識すると、聞き手は理解しやすくなりますよ。

説明をする際には、相手が聞きたいことは何なのかをベースに、分かりやすい言葉でシンプルにすることを意識してみてくださいね。

さて、いかがでしたか？

相手に分かりやすく伝えることができることは、持っていて損しないスキルです。

普段の会話から、どうすれば相手が分かりやすいかを意識して話すことで、ビジネスの場でもできるようになってきますよ。

日々の実践が皆さんの武器になっていきます。
ぜひ、やってみてくださいね。