エキストラ事務所が「 ハタトレ 」を導入した”きっかけ”【 事例 】

こんにちはワン！MOVED編集部だワン！

弊社は、7期目のエキストラ事務所です。現在1,700名ほどの方にご登録いただいており、月100～200件ほどのお仕事を紹介しています。またフリーの役者さん向けに、オーディション案件や契約案件などエキストラ以外の仕事を紹介したり、ワークショップで演技の指導をさせていただく部署もあります。その部署では、300～400名ほどのフリーの役者さんにご登録いただいています。

弊社では内部スタッフが3名のみで業務を行っており、これまでのExcelやGmail、FAX、電話を使った手段では業務が滞るようになったためです。業務改善については3～4年検討していましたが、適切なツールが見つからず手をつけられなかった状況で、kintoneの導入を決めました。

ずっと試すことができていませんでした。それまで社内で業務改善を行う余裕がなく、バックオフィスの業務に余裕が出たのがそのタイミングでした。色々な会社に問い合わせをしてみた時にkintoneも試してみました。

柔軟性です。特殊な業界であり、ツールへのこだわりもあったので、パッケージタイプのものは合いませんでした。当初はパッケージか完全開発かの2択で考えていたのですが、既存のものを使って作り上げていくkintoneがちょうどいいなと思いました。

色々な会社に問い合わせを行って、反応があった順に打ち合わせをさせていただきました。最終的にMOVEDに決めたのは、スピード感と打ち合わせでの感触です。お打ち合わせで相談したときに、大体のことは「 できますよ 」とお返事いただいて、MOVEDに任せようと決めました。

最初は、弊社もゴール地点が定まっているようで定まっておらず、ほとんど形が見えていませんでした。話しながらアドバイスいただき、方向性を固めていくことができました。MOVEDは1から100まで教えていくスタイルではないので、弊社側で調べたことも多かったです。最初はある意味やらされた感じがあり、もっとMOVEDで対応してほしいと思っていました。しかしそのおかげで、ちょっとした変更は自社で行えるようになりました。もっとこうしたほうがいいけれど、この変更は難しいなどとkintoneについて理解が深まったのは良かったと思っています。

1番大きな変化としては、システム側の考え方や知見がついたことです。システムを変えたい側と変えたくない側で揉めることは多いと思うのですが、そういうときの説明の仕方や持っていき方なども勉強になりました。kintone導入による効果は見込んでいた30%ほどと、まだまだこれからという感じではあります。

kintoneを導入する上で、他のメンバーからの反発はありました。導入した当初は、現状のやり方＋kintoneになってしまうことも多かったです。また、こちら側で想定していなかったことも多く、改善していくことにも時間が掛かりました。今回のkintone導入をきっかけに、社内でDX推進部をつくり、会社としてシステム導入に取り組む姿勢を示すようにしています。導入をきっかけに、システムへの意識は上がっていると思います。

やりたいことは沢山あります。1番やりたいことは、システムを活かして売上を出していくことです。社内の業務改善を進めながら、それを外部にも提供していくことが大切だと思っています。芸能関係の会社は多いので、今回の経験を活かしたパッケージ商品の作成は行えるのではないかと思っています。

またkintoneを使っていくうちに、やりたいことが増えてきて、ChatGPTやツールとの連携を検討したりと知識が広がっている感じはあります。

当初は長いと思いました。ただ少し進めると足りないと思うようになり、最終的にはこれでちょうど良かったと感じました。

MOVEDの齋藤さんと大野さんが凄く褒めてくれるのでモチベーションが上がりましたね（笑）あとはチャットで質問させていただいたときは、レスポンスも早く、齟齬がないような分かりやすい内容で送っていただきました。それもあって、期間内に終えることができたのかなと思います。

今回、ハタトレを導入して「 依頼する側が全てを丸投げしないこと 」が大事なのかなと思いました。丸投げしすぎると、イメージしていたサービスと違うといった認識のズレが出てくるかと思います。