プレゼンの質疑応答を成功させる方法【 プロが解説 】
ワン丸こんにちは、MOVED編集部です。
プレゼンテーションにおける質疑応答。
簡単に答えられる質問ばかりではなく、自身でも気付かなかった視点からの質問が出る等、難しい局面に直面することもあります。
プレゼンに慣れている方でも、質疑応答でどのような質問が飛ぶかはその時まで分からず、苦手意識を持っている方も少なくありません。
プレゼンの準備はしっかりと行うものの、質疑応答に対する準備は何も行わないといった方も。
プレゼンにおける質問は、話し手と聞き手の理解を深める良い機会です。
質問に答えることはプレゼンターにとって重要なスキルであり、質問を受けることで聞き手との関係構築が促進され、プレゼンの本来の目的である相手の行動を促す効果も期待できます。
質問にはさまざまな形があり、それに対応するためには適切な方法が必要です。
本記事では、プレゼンでの質疑応答に必要な事前準備、プレゼン中の効果的な対応方法をご紹介します。
想定される質問項目を挙げ、事前に回答を作っておく
備えあれば憂いなし。
事前に想定される質問を考え、準備を行うことが重要です。
もちろん全ての質問を網羅することは難しいですが、「 ここは質問されたら困る 」と思うことに関しては、事前に回答を考えておくことで、厳しい質問に対しても冷静に回答を行うことができます。
質問を考えることで、発表するプレゼン内容を見直すことにも繋がります。
商品やサービスに関する基本的な質問が思い浮かぶようであれば、予めプレゼン内に内容として入れ込むようにしましょう。
よくある質問は以下の通りです。
提案された情報を正しく理解しているか確認したい場合
「 ○○といったことでいいですか？」
「 ○○といった理解で正しいでしょうか？」
具体的な実施方法や例を知りたい場合
「 具体的にどのようになるのでしょう？」
疑問や反論を持った場合
「 うちの会社では難しいのではないでしょうか？」
「 根拠を示してください 」
これらのパターンにも対応できるよう、質問の回答を準備しましょう。
積極的に質問を受け入れる姿勢を示す
聞き手から質問があった場合は、歓迎する態度を取りましょう。
質問が出るということは、プレゼン内容・紹介した事業・サービスに興味を持ってくれているという証拠です。
質問を受け入れることで、聞き手とのコミュニケーションを促進し、信頼関係を築くことができます。
プレゼンの最後に質問を求める際、聞き手からの質問が全くない場合、自ら質問や感想を受け付けるように呼びかけてみましょう。
「 ここについてより知りたいところはありませんか？」
「 分からなかったところはありませんか？」
といった呼びかけは、聞き手に積極的に参加してもらう助けとなります。
質問を促すことで、プレゼンターへの信頼が高まり、良い印象も残ります。
相手への感謝の姿勢を表すことも忘れずに。
「 ご質問ありがとうございます 」
「 素晴らしいご質問、大変ありがたいです 」
といった言葉で質問に対する感謝の気持ちを示しましょう。
質問することに躊躇している聞き手からの質問を促す効果もあります。
プレゼンの資料作成で意識するべき7つのポイント！シンプルが最強です
「 伝える 」から「 伝わる 」へのきっかけに
質問を明確に理解する
質問を受けたら、即座に答える前に質問をよく理解することが重要です。
質問が曖昧な場合や質問内容が自身で整理できない場合には、質問者に補足情報を求めることも大切です。
質問に回答する前に、「 いただいたご質問は○○ということでよろしいでしょうか？」というように、質問者にまず確認することから始めます。
質問を明確に理解することで、適切な回答を提供できます。
質問者との対話を促進する
質問に答えるだけでなく、質問者との対話、より深い理解を促すことも大切です。
プレゼンは時間が限られており細かな説明ができない場合もあります。
質問者の興味関心に沿って、より詳細な数字や具体例などの追加情報を提供することで、信頼を得ることにつながります。
プレゼン以外の自社や製品資料など、さらに深く知りたいという人には、渡せる情報を準備しておくことも重要です。
わからないことは素直に認める
プレゼンテーション中に質問された内容について、完全に把握していない場合は、分からないことを素直に認めることが重要です。
全て完璧に質問に回答する必要はありません。
プレゼンは聞き手への贈り物です。
聞き手の理解を得るだけでなく、そのうえで相手に行動してもらうことが目的となります。
無理矢理回答して、失言や間違った回答を行うことは避けましょう。
質問に対して完全な回答ができない場合、
「 この質問は◯日までに回答いたします 」
「 担当者から別途ご連絡いたします 」
といった形で、回答を持ち帰ります。
本来の目的を忘れず、誠意を見せ対応することが大切です。
まとめ
プレゼンにおける質疑応答は、予測不可能な展開を迎えることもあります。
全ての質問に対して、聞き手の満足につながる回答ができないといったこともあるでしょう。
しかし、質問が出ることは聴衆の興味関心が高いことを示しています。
質問に答えることで、聞き手とのコミュニケーションを促進し、プレゼンテーションの成功に繋げることができます。
質問の時間を恐れず、自ら積極的に受け入れ、丁寧に対応することが大切です。
質問に対する感謝の気持ちを忘れずに示し、聞き手との信頼関係を築きましょう。
「 伝える 」から「 伝わる 」へのきっかけに
執筆者鈴木未紗
