業務改善に使える5つのアイデアを紹介します

「 業務改善を推進しているけれど、なかなか上手くいかない 」

「 業務改善をやってみたけどアイデアが尽きてしまった 」

業務を見直すことで、効率化やコスト削減のメリットが得られます。

しかし、何から始めたら良いのか、やってみたけれど成功しない、という企業は多いのではないでしょうか?

本記事では業務改善で簡単に行える事例や、業務改善のヒントについて丁寧に解説しています。(前編と後編)

ぜひ最後までご確認ください。

目次

会社・社内の業務改善とは?

業務改善とは、業務の無駄を見直し、仕事の効率化を図るために必要な過程です。

企業が持続的に活動するために必要な要素になります。

総務省の調査によると、企業の労働者の減少が見込まれており、少ない人手でも業務をこなさなければなりません。

新型コロナウィルスの流行により、2022年にテレワークを導入した企業は50%を超え、対応するために業務改善が急務となっています。

業務改善のアイデアがネタ切れ?簡単に行える5つの事例を紹介

業務改善をしようと思っても、なかなか実行に移すのは難しいですよね。

以降は、簡単に行える事例を5つお伝えします。

コミュニケーションがしやすい環境づくりをする

業務を効率化するにはコミュニケーションのしやすい環境が重要になります。

なぜなら、情報供給が活発になれば、仕事のノウハウや会社が抱える問題を職場全体で共有できるからです。

コミュニケーションがしやすい環境づくりの具体的な方法は以下の通りです。

  • 1on1ミーティング:上司と部下、同僚
  • コミュニケーションツールの導入:Slack、Chatwork
  • フリーアドレス:自由に席を決めることで色々なことを共有する
  • 社内イベント:業務以外の交流から話しやすい環境をつくる

話しやすい環境は、モチベーションの向上や離職率低下にもつながるので、積極的に取り入れていきましょう。

3M(ムリ・ムダ・ムラ)を取り除いて業務効率化を図る

業務効率化の基本手順の1つに、業務プロセスを見直してムリ・ムダ・ムラ(3M)を取り除く考え方があります。

3Mを削除し、業務効率化することでコストカットや生産性向上も促せます。

フレームワークを使って仕事を見える化する

業務改善にむけて何に手をつけたらいいか分からない場合は、フレームワークの利用がおすすめです。

フレームワークを使用すると、物事を論理的に考えることができるため、仕事内容の理解や修正するべき箇所が分かります

業務改善で有名なフレームワークは以下の3つです。

以下の記事も参考にしてください。

業務改善に役立つ、おすすめフレームワーク12選!【 基本知識 】

時間や期間を明確にして業務改善の優先順位をつける

業務改善の優先順位の決め方は、難易度と効果が基本になります。

業務改善がもたらす効果と必要なコスト、実行までに必要な期間を考えて優先順位をつけましょう。

業務改善を開始する際は、評価基準を決めておくことも大切です。

まず、目に見えて効果が出やすい項目に取り組んでみてください。

クラウドを活用して資料を管理する

業務が、出社してパソコンに触らないと作業できない状況にある場合は、資料のクラウド化がおすすめです。

資料のクラウド化に使えるツール

  • Googleドキュメントやスプレッドシート
  • デザイン共有ツールCanva

業務改善のヒントとなる5つのアイデア

直ぐにできる業務改善をやりつくしてしまった場合には、ある程度コストや時間をかけて大きく見直しをすることも必要です。

この項目では業務改善のヒントとなるアイデアをご紹介します。

外注・アウトソーシングを利用する

会社内の業務を減らすには、会社以外に仕事を依頼するのが手っ取り早い方法です。

中小企業庁の調査でもアウトソーシングを活用している企業が労働生産性の向上を感じているという集計があります。

会社の外部に仕事を依頼する方法はアウトソーシングと外注があり、違いは以下の通りです。

外注やアウトソーシングで効率化を図る場合は、目的や業務をハッキリさせておきましょう。

RPAによって自動化する

総務省の情報通信統計データベースによると、RPAとはロボットによる機械化によっておこなう業務の自動化です。

RPAを導入すると労働生産性の向上が実感できる報告も多いです。

RPAでできる自動化の例は以下の通りになります。

  • 表計算を利用して計算してもらう
  • アプリケーションの起動や終了
  • スケジュールの設定や自動実行

RPAで業務時間が短縮すれば、より企業のコアに時間や労力を注げます。

ワークフローを見直す

引用:ワークフロー CAMVA

ワークフローとは、業務を一覧にした流れそのものや、業務の流れを図式化したものを指します。

ワークフローは、一直線に進めば効率が良いですが、1つの作業に対して色々な部署が関わっており、複雑化しているケースもあります。

ワークフローの見直しに関しては、以下の項目をチェックすると良いでしょう。

  • 停滞しやすいプロセスはないか:承認者の不在によるチェックが滞る
  • 記入ミスなどの差し戻しが多くないか:多くに人が間違えやすい場所がある
  • 書類の回覧や閲覧の確認がスムーズか:どこの誰がみれば良いかが適切かどうか

ワークフローを見直せば、埋もれて属人化している業務を可視化でき、問題を未然に防ぐこともできるかもしれません。

自社に合ったITツールを利用する

2018年、経済産業省は産業界におけるデジタルトランスフォーメーション(DX)の推進を発表しました。

人口減少や高齢化が進展する中で、生産性を向上させるにはDXによる業務の効率化は重要であり、ITツールの活用によって企業のDX化が図れます。

ITツールの利用例は以下の通りです。

令和3年版国土交通白書ではコロナ禍によりDXの必要性を感じる企業が増え、デジタル施策に取り組む企業は全体の75.5%に上っています。

簡単に始めやすいオンライン会議やリモート設備の導入など、自社に合った効果の高いITツールを選択しましょう。

社員教育をしてスキルアップを行う

業務改善を推進するためにITツールを導入したとしても、社内で使いこなせていない場合もあります。

なぜなら、現場は急務な作業に追われてしまい、新しいツールに慣れる暇がなく、「 使えない 」と判断してしまう可能性が高いからです。

中小企業庁の資料でも業務見直しの課題として「 業務に追われ、業務見直しの時間が取れない 」が50.6%と高い割合を占めています

本来の業務改善では、現場の困りごとやムダをなくして業務の効率化を図るのが画題の1つとして挙げられるでしょう。

きちんと社員教育をして個人のスキルアップを行うことでツールに慣れる時間を作る必要があります。

また、社員教育には業務改善の目的を理解してもらう役割もあり、実施することで業務が楽になると実感していることも重要です。

次章は、後編に続きます。

執筆者

北野百恵

すべての人に、心を動かす「きっかけ」を。
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