kintone hive 2024 hiroshimaが開催!kintone導入による業務改善の成功事例を紹介【 参加レポ 】

こんにちは、MOVED編集部です。今回は「 kintone hive2024 hiroshima 」の参加レポをお届けします。

目次

kintone hiveとは?

kintone hiveは、kintoneの活用アイデアをユーザー同士で共有するライブイベントです。

このイベントでは、日頃からkintoneを使いこなしているユーザーが集まり、それぞれの視点から業務改善に役立つkintoneの活用ノウハウを披露し、共有します。

過去、kintone hive登壇したメンバーがMOVEDに在籍しています。

スクロールできます
嫌いだった「kintone」が“自分だけのスキル”に
医療ソーシャルワーカーが
もっと活躍できる業務環境の実現
“社内のモンスター”を変えたのは「三種の神器」
業務は超属人化、現場はシステムアレルギー…

全国6会場の登壇者の中から、各地区代表がkintone AWARDファイナリストとして選出されます。

今回は、中国・四国地区代表の選出がありました。

MOVEDメンバーからは小林さん、中尾さん、奥村さんが参加しました!

今年も印象に残ったkintone hive 2024 hiroshima、順番に登壇者のプレゼン内容を見ていきましょう。

さくら税理士法人

盛大にしくじった人から
DXのリベンジ方法を学ぼう

蒲原彰宏さん
蒲原彰宏さん

顧客管理業務をそのままkintone化してしまった蒲原さん。

それを社内へ公開し、社内で「 むっちゃ手作業じゃん 」「 顧客ダブってる 」「 いらんレコードばっかり 」「 どこが便利なん?(笑)」と言われてしまいます。

盛大なしくじりは辛いですよね。

そんな中、kintone Café徳島に参加したことをきっかけに、コミュニティメンバーから助けられ、折れていた気持ちが復活。

新たに役員から依頼されたことがきっかけで、提出物の進捗管理の業務改善に着手。

前回と同じ失敗を繰り返さないように要件定義をしっかり行い、課題・目的を明確化しました。

タスクフォース(課題に取り組むために設置される特別チーム)とドキュメントを作り、タスクフォースを通じて情報共有をしっかり行いました。

そして、テスト期間を設け、運用開始。

運用開始後の利用率を調べるたところ、思いのほか利用率が低かったため、利用者の声を吸い上げて修正することで利用率UPに成功しました。

kintoneを通じて、リアルタイムで進捗をチェックできるようになったことで、社内のコミュニケーションが進んでいない人のフォローができる等、良い方向へ変わっていきました。

社内の一人担当の場合、一度失敗してしまうと、そのままツール自体が良くなかった等の結論になってしまいがちです。

しかし、さくら税理士法人は、良くなかった部分を分析し、業務改善に成功した素敵な事例でした。

クレーンメンテ広島

kintoneで
追求するミッション

鳴谷浩一さん
鳴谷浩一さん

株式会社クレーンメンテ広島は、天井クレーンの設置、メンテナンス、修理を行っている会社です。

天井クレーンは、工場における作業の安全を確保するために重要な機械であるため、故障時には迅速な修理対応が必要です。

これまでのメンテナンスや修理記録が紙ベースだったため、データの即時確認が困難で、ノウハウの蓄積や分析が難しいという課題がありました。

この問題を解決するために、kintoneを導入。

サイボウズのパートナー企業であるコムデックさんの支援を受けて、経営者自身が直接kintoneを構築しました。

こだわった点は、以下でした。

  • 業務は全てkintone化する
  • 直感的に使えるようにする
  • 既存の業務フローは変えない
  • 自動集計できるようにする
  • 将来的に集計できるように構築する

リリース後も社員全員が使えるよう、マメなフォローを実施。

鳴谷さんからの今後のkintone導入に関するアドバイスは、「 トップの決断を明確にすること、逃げ道を作らないこと、社員のフォローを細かく行うこと 」でした。

kintoneを導入したことで、データの自動集計が可能になり、分析により多くの時間を割くことができるようになりました。

さらに、RPAを使用して業務効率を向上させ、AIを活用してデータの集計と予測にも取り組むことができるようになりました。

コムデックさんの伴走支援があったため、分析しやすい状態でkintoneのスピード構築が実現した事例でした。

金田コーポレーション

職人の垣根を超えるkintone

岡本美咲さん
岡本美咲さん

手書きでの日報記録や工事管理ソフトへの手入力が必要だったため、職人でも操作が可能で、これまでの工事管理ソフトとも連携できるkintoneの導入を決定しました。

しかし、職人さんたちの中には不安を感じている人もいました。

その理由は、職人の50%が外国人であり、13%が60歳以上だったからです。

そのため、登録作業を数値入力やドロップダウン選択など、簡単に操作できる形に簡素化しました。

また、誰でも直ぐに理解できるようなマニュアルを作成。

この改善により、職人さんもスムーズに登録できるようになりました。

終業後に職人さんが事務所で記入していた日報を書かなくてもよくなり、彼らはすぐに帰宅できるように。

さらに、事務員さんも、データが自動で登録されるため、これまでの手書きの日報を読みながら転記する作業が不要になりました。

また、目安箱や感謝の気持ちを伝えるアプリを開発した結果、利用登録が増え、社内のムードも向上。

これまではアプリの開発を外部の業者に依頼していましたが、岡本さんがアプリ作成のセミナーに参加したことで、自らもアプリ開発を始め、次々と岡本さんが作ったアプリが社内で増えています。

多くの場合、最初は外部の業者にアプリの作成依頼をしますが、使用しているうちにkintoneがどのような用途に向いているかが明確になります。

そのため、そのタイミングから社内でアプリ開発を始めるのも遅くはありません。

このアプローチは、職人さんも事務員さんも喜ぶ業務改善の成功例となりました。

大原美術館

新生大原美術館

玄馬寛子さん
玄馬寛子さん

広くて絵画や彫刻、焼き物、さらにステキなお庭など、一日中見て楽しめる大原美術館。

大原美術館は、珍しく入館料収入のみで運営してきた私立美術館でしたが、コロナ渦に入館料がゼロになってしまいました。

しかし、文化財を守り良い状態で公開するため、企業に対するにオフィシャルパートナー制度をスタートさせました。

そのパートナー企業制度を運用するため、kintoneを導入。

しかし、決まった担当もおらず、導入後の1年間は、社内でkintoneが全く使われず解約の対象になっていました。

そこで入社した玄馬さんが、kintone 担当に就任。

kintoneが使われない理由は、管理側と現場側の「 視点の違い 」でした。

ヒアリングと要望に合わせてkintoneの修正を素早く繰り返し、さらに使ってくれた方へいいねを押したり、お礼を言ったりと、全方向へリアクションを実施。

その結果、次第にkintone内でのコミュニケーションが増えていきました。

情報も関連レコードで表示させることで一元管理できるようになり、外部へ提供できる情報量が増え、コミュニケーションも速くなりました。

ライトコースを利用中で、担当者がkintoneの基本機能を学んだ後、基本機能を活用してアプリを修正した結果、社内コミュニケーションや業務推進に成功した事例でした。

LILE THE STYLE

介護業界を
kintoneで変えてみよう

谷川実さん、木原隆太さん
谷川実さん、木原隆太さん

導入したけれど、使われていなかったkintone。

出庫情報をkintoneに登録し、記録の保管、備品の在庫管理、集計を目的として利用してもらうためにキックオフミーティングを実施。

しかし、現場からは「 紙の方が楽で早い 」「 使い方が難しい 」「 やり方を変えたくない 」といった声が…

現場の多くは高齢層であり、ITに不慣れなため、デジタル化の導入が難しい状況にありました。

DX化うまくいかなかった場合、人材が退職して次の職をすぐに見つけられることもあり、人材流出のリスクもありました。

将来のことを考えるとデジタル化の推進は必要事項であったため、kintoneを使う人々を徹底的にサポートすることにしました。

その結果、スマートフォン、タブレット、パソコンを増設、バーコードやQRコード、音声入力での登録が可能になりました。

しかしながら、まだ十分に活用されているとは言えない状況でした。

利用者からは、目的のアプリにたどり着けない、購入する品目を利用頻度順に並べてほしいといった要望が…

この問題点に着目した木原さんは、現場の方々とアプリ作成者としての自身の視点が異なることに気づきました。

現場のニーズに合わせてアプリをカスタマイズし始めた結果、今では社内全体で活用されるまでに。

請求業務の所要時間が1/10にまで短縮し、今では74歳の事務員さんもkintoneのアプリを使っています。

大山乳業農業共同組合

誰一人取り残さない
DXを目指して

今吉正登さん
今吉正登さん

大山乳業(だいせんにゅうぎょう)といえば当然中国地方の方なら知らない人はいない、白バラ牛乳の製造メーカーです。

大山乳業は2004年にはサイボウズOfficeを導入し、2022年にkintoneを導入。

電子稟議書や各種清算業務を行うようになり、kintoneをもっと早く導入すればよかったと思われたそう。

ここだけで凄そうですが、ここで登壇されている今吉さんは別の団体へ出向し、出向先団体の酪農ヘルパー事業DXに着手することになりました。

酪農ヘルパー事業とは、365日休日のない酪農家にお休みいただき、代わりに牛のお世話をする大事なお仕事です。

その酪農ヘルパーさんの給与計算、費用請求、運行管理、社保手続等をしていた担当者の方が産休、育休に入るため、産休までに業務を引継ぎ、よりスムーズなDX化を目指しました。

酪農ヘルパーの方々は県内各地へ直行直帰し、勤務時間が不規則で連絡が取りにくく、月に1~2回まとめて日報を提出し、そこから利用料金計算、給与計算を行っています。

紙ではなくkintone にと思うのですが、ここもヘルパーさんの平均年齢が高く、現場のデジタル化への抵抗感が強く、どうしても紙でなければと言われてしまい、辿り着いたのが kintone × onboard。

onboardとは、専用のペンとボードを使って紙に書かれた文字をそのままデータ化できるツールです。

それをkintoneに登録できるようにしたのです。

会場のあちこちで「 そんなことできるの?」「 onboardって何?」とザワザワしていました。

onboardの試用を開始し、kintoneも導入。

紙による日報の項目簡素化などを行った後、本格運用を開始しました。

kintone導入後は、事務所へ出勤しなくても日報が提出できるようになり、紙を見ながら登録していた作業が大幅に短縮、引継ぎも可能になりました。

現場の方が受け入れやすい状況を作り、効率化に成功した事例でした。

最後に

広島会場オリジナル企画

エバンジェリストが解説
実際の失敗から学ぶkintone活用のヒント

kintone担当者の失敗事例について、kintoneエバンジェリストの安藤光昭さん、沖安隆さん、前田浩幸さん、松田正太郎さんが話すセッション。

会場では失敗事例に対して、やったことあるという頷きが非常に多く、とても有意義なセッションでした。

中国・四国地方代表決定!

中国四国地方代表は、LILE THE STYLE 谷川実さん、木原隆太さん、おめでとうございます!

今回の発表では、kintone導入後に現場の方が登録作業でつまずいた点を解決するために仕組みを丁寧に構築した事例が多く紹介されました。

これにより、担当者側と登録者側の視点の違いに留意することの重要性を改めて認識しました。

登壇者の皆様ありがとうございました。

働き方トレーナー中尾さんの参加レポート動画

弊社小林の参加レポート

MOVED サービス支援

社内でチームや勉強会を開催することが難しい企業の方には、短期間で効率的に実践スキルを身につけることができる、クラウドユニバーシティのkintone研修をおすすめします。

業務改善に苦労している担当者の方には、伴走支援サービス「ハタトレ」がおすすめです。

すべての人に、心を動かす「きっかけ」を。
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